Что происходит, если продолжать «как раньше»?
Многие предприниматели годами работают по одной и той же схеме:

• Сами принимают все решения;
• Сами решают любые сбои;
• Сами выполняют критичные задачи.

Задач становится больше, усталость — глубже, а свободы и достатка как не было, так и нет.

Как всё-таки начать делегировать — и не развалить бизнес?

• Как именно выстроить делегирование, если кажется, что «всё держится на мне»?
• Как передать задачи так, чтобы они не возвращались обратно?
• И как всё это сделать без управленческого опыта и свободного времени?

Этим я поделюсь далее.

После того как вы выписали задачи, их нужно разделить на три категории и дополнить понятным конечным результатом. Это поможет чётко понять, что можно делегировать, и сделает передачу задач проще и понятнее сотрудникам.

1️⃣ Разделите задачи на 3 категории:

🔄 Рутинные (операционные) — повторяющиеся задачи, которые отнимают время, но не требуют вашего личного участия:

• Выписка и отправка счетов;
• Проверка почты;
• Звонки клиентам;
• Подготовка документов;
• Заполнение реквизитов в договорах.

🧠 Тактические — задачи, влияющие на процессы и контроль, которые можно делегировать:

• Контроль результатов команды;
• Составление шаблона КП;
• Настройка CRM;
• Планёрки, отчёты, приоритеты.

🚀 Стратегические — задачи, которые должны быть в фокусе собственника:

• Развитие;
• Поиск партнёрств;
• Тест новых направлений;
• Масштабирование;
• Стратегия.

Рутинные и часть тактических задач — то, что можно и нужно делегировать в первую очередь. На этом этапе вы впервые увидите, сколько вашего времени уходит на «пожары» и рутину вместо развития и свободы.

2️⃣ Укажите конечный результат задач (только для тех, которые потенциально можно делегировать):
Теперь напротив задач, которые относятся к рутинным и тактическим и которые вы планируете передавать, кратко укажите результат — «что значит задача выполнена». Это нужно, чтобы сотрудник сразу понимал, чего вы от него ожидаете.
Формат: задача — результат — срок.

Примеры:

• Выставить счёт — PDF с печатью отправлен клиенту, запись внесена в CRM — в течение 2 часов после получения заявки;
• Проверить почту — письма прочитаны, ответы отправлены или запросы переданы в работу — 2 раза в день (утром и вечером);
• Контроль остатков на складе — таблица с актуальными остатками готова — ежедневно к 10:00;
• Написать пост для соцсетей — текст написан и согласован, опубликован по расписанию — 2 раза в неделю;

Не нужно сразу прописывать результат по всем задачам. Выберите только те, которые собираетесь передавать в первую очередь.

Теперь, когда у вас есть список задач с указанием желаемого результата, нужно выбрать, кому эти задачи можно передать.

Ваша задача — проанализировать текущую команду и понять, кто сможет выполнить эти задачи качественно и без лишних сложностей.

1️⃣ Оцените команду
Пройдитесь по каждому сотруднику и ответьте себе:

• Чем конкретно он сейчас занят?
• Есть ли у него время на дополнительные задачи?
• Хватит ли его компетенций и опыта для выполнения подходящих для него задач?
• У кого есть потенциал или желание освоить новую задачу и давать нужный результат по вашим задачам?
• Какие задачи можно дать на тест — с минимальным риском?

Не обязательно искать «идеального» сотрудника прямо сейчас. Важно, чтобы человек мог выполнить задачу хотя бы на 80% вашего уровня с минимальным риском.

Один из самых частых ответов — «у меня некому делегировать». Но почти всегда это не так.

2️⃣ Как быть, если подходящего сотрудника нет?
Если кажется, что в команде сейчас некому делегировать, рассмотрите два варианта:

• наймите помощника (ассистента) на несколько часов в день для простых задач;
• попробуйте дать существующему сотруднику чуть больше задач и чуть больше доверия;
• начните с простых задач, которые можно быстро объяснить.

Делегирование — это не «отдал и жди, как получится».

Это «передал задачу, объяснил, как получить результат, критерии результата, договорились о проверке результата на определённую дату и время».

Чтобы не переделывать самому и не разочароваться в делегировании и сотрудниках — важно договориться об этом сразу.

При необходимости подготовьте короткую инструкцию:

• Что конкретно нужно сделать;
• Как сделать (если важно);
• Какой результат вы хотите получить (качественный или количественный показатель), т. е. как вы поймёте, что готово — чёткий, понятный результат;
• Крайний срок выполнения. Когда должен быть результат (дата и время);
• Возможные важные нюансы или подсказки для выполнения.

Убедитесь, что сотрудник понял:
Если у вас пока нет автоматизированной системы контроля задач, попросите сотрудника кратко повторить задачу и результат своими словами. Это поможет убедиться, что вас поняли правильно, и избежать недопонимания.

Делегирование = обучение + доверие, а не скинуть задачу на сотрудника и «сам разбирайся».

Важно: при возникновении ошибки не стоит сразу критиковать сотрудника или забирать задачу себе на переделку. Дайте развивающую обратную связь, обсудите, как можно исправить недостатки, и дайте возможность сотруднику самостоятельно довести задачу до ожидаемого результата.

Совет: используйте правило SMARTER при постановке задач.

✅ S — Specific (Конкретность)
Задача должна быть чёткой и понятной.
Плохо: «Улучшить работу отдела продаж».
Хорошо: «Повысить конверсию из заявки в продажу в отделе продаж с 15% до 20%».
Задайте себе вопрос: «Что именно нужно сделать? Какой результат ожидается?«

✅ M — Measurable (Измеримость)
Результат должен быть выражен в числах, процентах, количестве. Это позволяет понять: достигли цели или нет.
Плохо: «Повысить эффективность».
Хорошо: «Сократить время ответа на заявки до 10 минут».
Задайте себе вопросы: «Как вы поймёте, что задача выполнена? Какие будут показатели?«

✅ A — Achievable (Достижимость)
Цель должна быть реалистичной. Не заниженной, но и не из области фантазий.
Пример: если сотрудник никогда не занимался переговорами — не стоит ставить цель заключить 10 крупных контрактов в первый месяц.
Задайте себе вопрос: «Есть ли у человека ресурсы, знания и опыт, чтобы это сделать?«

✅ R — Relevant (Актуальность)
Задача должна быть действительно важной для достижения общих целей бизнеса, а не просто «активностью ради активности».
Важно: Не тратьте время на то, что не приближает к ключевым результатам.
Задайте себе вопросы: «Зачем вы это делаете? Двигает ли это бизнес вперёд?«

✅ T — Time-bound (Ограниченность по времени)
У задачи должен быть срок: дата и/или время, когда она должна быть выполнена. Без срока задача — просто намерение.
Плохо: «Подготовить отчёт по продажам как можно скорее»
Хорошо: «Подготовить отчёт по продажам к пятнице, к 14:00».
Задайте себе вопросы: «Когда задача должна быть сделана? Это реально сделать её к этому сроку?«

✅ E — Evaluated (Оценённая)
Важно по завершении оценить, что получилось: достигнут ли результат, с какими трудностями столкнулись, что можно улучшить.
Пример: После выполнения задачи, при необходимости, несколько минут обсуждения: что получилось, а что можно было сделать иначе.
Цель: улучшать процесс и учиться на действиях.

✅ R — Reviewed (Пересмотренная)
Периодически стоит пересматривать задачи и цели: не устарели ли они, всё ли ещё актуально, нужно ли что-то скорректировать.
Пример: Была цель «Нанять менеджера по продажам к концу квартала».
За это время вы запустили новый продукт, изменился профиль клиента, и теперь нужен не просто менеджер, а человек с опытом b2b-продаж и техническим пониманием. Цель осталась, но условия и критерии к кандидату изменились — значит, цель стоит пересмотреть.

Контроль — это не постоянные уточнения «ну что там с задачей?».
Хорошая система контроля — это внятная и удобная система, где задачи не теряются, а результаты фиксируются.
Это простые, регулярные и понятные действия, которые дают вам уверенность, что задачи идут по плану.

1️⃣ Введите короткие регулярные отчёты или встречи (регулярный менеджмент):

• Установите чёткие промежутки времени для проверок (например, ежедневно утром на 10 минут или еженедельно на 30 минут);
• Договоритесь с сотрудниками о формате отчёта (краткий текст или устное обсуждение ключевых результатов, таблица с нужными данными и т. д.);
• Фокусируйтесь на результате и соблюдении сроков, а не на деталях выполнения, если нет проблем.

2️⃣ Проверяйте результаты без постоянного вмешательства:

• Не пытайтесь контролировать каждый шаг сотрудника. Важно, чтобы сотрудник мог работать самостоятельно;
• Регулярные короткие проверки помогают убедиться, что сотрудник движется в правильном направлении, и своевременно выявить возможные сложности и внести корректировки.

1️⃣ Регулярные личные встречи (офлайн или онлайн)
Мы регулярно встречаемся и разбираем именно вашу ситуацию. Вместе разделяем задачи, выбираем сотрудников или исполнителей, и вы передаёте им задачи.

Если что-то не получается, то находим причины и корректируем действия, спокойно, без критики и жёстких дедлайнов.

Держим в фокусе ваши цели, а вы внедряете без перегрузки и откатов назад. Это не "марафон", где надо успевать. Это сопровождение, где мы двигаемся со скоростью, которая подходит вам.

2️⃣ Конкретные шаги и действия
На каждой встрече вы получаете рекомендации по конкретным и понятным действиям.

Не общие советы, а чётко под вашу ситуацию: что именно важно сделать, как проверить результат, как избежать ошибок. Все шаги и рекомендации согласовываются с вами, вы принимаете все решения, за вами последнее слово.

Так, чтобы вам было комфортно внедрять изменения в вашей компании.

3️⃣ Поддержка между встречами
В процессе у вас могут возникнуть вопросы, сопротивление, неожиданные сложности. Это нормально. Поэтому я на связи, если возникнут вопросы по текущим задачам: поддержка в Telegram или WhatsApp — чтобы вы не откатывались назад и не теряли время и фокус.

Ко мне приходят перегруженные предприниматели, а уходят руководителями, у которых есть команда, порядок и свободное время.

Работаю просто, по-человечески, по шагам.